Menggunakan Tools Yang Bernama System

Be Samyono [2002201223.24]

“Wah Selamat-selamat, welcome to the club” … Satu kebanggaan, ucapan selamat dan tepukan di pundak selalu kami berikan bagi rekan-rekan TDA Jaksel yang kebingungan.  Kebingungan karena bisnisnya memerlukan sentuhan-sentuhan baru agar bisa berjalan.  Kami sebut ini proses naik kelas.  Naik pada jenjang bisnis yang lebih tinggi.  Ketidak nyamanan pada zona bisnis yang telah ada menandakan adanya progres dan proses untuk tumbuh.  Dan ini pertanda hal yang positif dan patut untuk didukung.  Bagaimanapun menjalankan bisnis sama halnya menapak jenjang karir di satu perusahaan. Ada level-level yang harus didaki sesuai dengan tantangan bisnis, size bisnis, ataupun perkembangan bisnis itu sendiri.

Rupanya Komunitas TDA Jaksel tak ubahnya sebagai satu usaha atau perusahaan.  Dalam Komunitaspun ternyata sama ditemuai adanya tantangan dan kebutuhan yang harus dipenuhi dalam menjawab perkembangan yang muncul.  Ini jelas masuk dinalar.  Saat awal kepengurusan yang baru anggota lama tak lebih dari 20an orang baik yang aktif maupun tidak, keakraban dan saling tahu antar satu dan lainnya amat sangat kental.  Komunikasipun tidaklah sulit untuk dibangun.  Namun begitu anggota group mencapai 300-an orang, ini tantangan tersendiri bagi Komunitas untuk bisa menjalankan perannya secara maksimal.  Terlebih lagi bertambahnya jumlah anggota bukan berarti secara paralel bertambah pula jumlah pengurus yang ada.  Tidak sama sekali.  Bahkan bila dipilah pengurus yang ada sekarang bisa dihitung dengan sebelah jari tangan. Belum lagi bila dihitung keaktifannya atau dihitung siapa pengurus yang bertempat tinggal di Jakarta selatan. Bilangan jari kita akan segera berkurang.

Satu contoh bagaimana menanggapi pertanyaan sederhana: “Bagaimana menjadi anggota TDA jaksel?”  Mestinya ini merupakan pertanyaan yang biasa dan wajar. Namun apa yang terjadi bila kalimat tanya ini dilontarkan hampir setiap hari oleh beberapa orang berbeda dan ditambahkan lagi dengan beberapa pertanyaan lain yang terkait mengikutinya. Tentu bukan lagi sesuatu yang sederhana.  Perbedaan rasio pengurus dan calon anggota yang merupakan customer yang harus dilayani menambah peliknya permasalahan ini.

Mau tak mau, suka tak suka kami pengurus berada dalam zona yang tidak nyaman dan membutuhkan pemecahan masalah layaknya saat kami menjalankan usaha sendiri.  Bila di perusahaan permasalahan ini akan segera dilakuakan pemecahan bersama departemen terkain.  Di komunitaspun sama.  Pengurus berusaha menuntaskan permasalahan ini.  Dan dari beberapa kali pembicaraan akhirnya  kami sepakat bahwa dalam hal ini sebuah tool-lah yang kami butuhkan.  Dan tools itu adalah sebuah sistem.  Arti kamus mengatakan bahwa sistem adalah kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasimateri atau energi.  Tepatnya yang kami butuhkan disini adalah sistem informasi.  Sistem dimana semua orang bisa terinformasikan mengenai semua hal yang berkaitan dengan TDA Jaksel, mulai dari pendaftran, kegiatan, peluang, aturan hingga masalah charity.  Informasi yang menghindarkan informasi yang asimetris dan berulang karena pertanyaan-pertanyaan yang sama.

Disinilah rekan-rekan TDA jaksel mulai membangun sistem secara parsial yang pada akhirnya di hubungkan sehingga membentuk satu sistem informasi yang jelas.  Kongkritnya ada web, group, dan milist yang dibangun dan dilengkapi dengan informasi yang saling terhubung sehingga bila salah satu anggota sebagai contoh,  membutuhkan informasi tertentu maka semua informasi akan mudah tersedia dan bisa diakses dengan cepat.  Contoh kongkritnya bila ada yang bertanya soal  keikut sertaan di TDA Jaksel. Kami akan merujuk ke web untuk bisa masuk ke jalur komunikasi TDA Jaksel. Bila telah berada disana satu panduan akan diberikan untuk mengetahuai segala sesuatu mengenai TDA Jaksel.  Sistem ini walaupun sederhana namun memudahkan pengurus yang terbatas waktu dan tenaganya untuk memberikan informasi pada anggota.  Ini merupakan progres yang bagus bagi komunitas dan sama seperti membicarakan satu bisnis, komunitas ini sejauh ini telah menjejak level bisnis yang lebih tinggi.

Masalahnya muncul bila anggota atau calon anggota tidak terbiasa untuk MEMBACA INFORMASI.  Terbentur pada budaya bahwa anggota ingin dilayani secara personal.  Pengurus memilih untuk menghapus attitude ini.   Dengan sistem ini selain diupayakan untuk memberikan kemudahan secara swalayan juga didesain untuk mendorong member agar mempunyai budaya untuk mandiri dan aktif berpartisipasi.  Lebih jauh lagi mendorong member untuk mempunyai attitude wirausaha yang sebenarnya.  Bila di sisi lain ditemui  banyak orang yang tak nyaman dengan kondisi ini dan enggan untuk berada di TDA Jaksel.  Kembali pemikiran TDA Jaksel kedepannya menjadi titik berat.  Komunitas ini harus meninggalkan orientasi kuantitatif dan berfokus pada aspek kualitatif berupa pemberdayaan anggota.  Dan itu semua dimulai bila anggota mempunyai kesadaran sendiri untuk berorganisasi dan secara aktif memberikan kontribusi.  Setidaknya kemandirian yang ditawarkan sistem ini bisa menjadi screening komitmen bagi calon anggota yang akan masuk.  Padahal bila kita pikir perintah yang diberikan bagi Nabi kita pertamapun tak lain adalah untuk MEMBACA.  Wajar bila membaca menjadi satu acuan utama dalam berkomunitas bahkan dalam berbisnis.

Pembelajaran sederhana yang bisa kita petik disini adalah bagaimana antara bisnis dan komunitas bisa saling berkolaborasi dan berkontribusi, yang sering saya istilahkan dengan kata bersinergi.  Berkomunitas harus bisa menumbuhkan bisnis kita dan sebaliknya berbisnis harus bisa memberdayakan banyak hal melalui komunitas.  Keduanya mestinya bisa saling terjalin simbiosis mutualisme dan saling menumbuhkan.  Sesuatu yang salah bila saat kaki kita diantara keduanya namun kontribusi kita dalam berkomunitas dipertanyakan atau malah bisnis kita yang tidak bisa berjalan.

Continue Reading

Membangun KMB berbasis Coaching

Be Samyono [05122011-17.41]

Terlihat satu pasangan tergelak tawa, yang lain begitu bersemangat saling tanya dan sebagian lainnya terlihat kebingungan dengan apa yang diperbuat.  Komentarpun bermunculan.  Mulai dari  kata sulit, bingung dengan pertanyaan yang akan dilempar hingga kesulitan untuk mengetahui permasalahan rekan pasangannya.  Itulah sekelumit gambaran yang terjadi  saat acara rutin pendalaman materi bagi ketua KMM dan KMB di TDA Jaksel.  Pak Idham Mashar sebagai pemangku divisi internal membuka dengan paparan yang cukup bagus mengenai “Coaching dalam Team” yang beliau dapat dari pertemuan KMB level 1.  Materi lebih mendalam beralih kepada saya untuk menularkan praktek coaching yang sebenarnya dan memberikan paparan yang lebih luas bagaimana coaching diterapkan.  Kebetulan Coaching Sertification pernah saya dapatkan hingga memudahkan delivery materi ini.  Saya pribadi mengemban satu misi untuk memberikan sentuhan yang lebih real kepada KMB di TDA Jakarta Selatan agar bisa berjalan dengan optimal, dan momentum ini sangat tepat untuk membangun KMB berbasis coaching.  Dan Bukan tanpa sebab rencana ini di gulirkan.

Pesat, itu kata yang tepat untuk menggambarkan proses pembentukan Kelompok Mentoring Bisnis (KMB) di TDA Jaksel.  Belum lama setelah KMB menjadi program serentak di TDA, bulan Juli tahun lalu secara struktur dan materi TDA Jaksel telah siap menggulirkan Program KMB ini.  Tercatat hingga kini terdapat 5 KMB yang aktif mengadakan pertemuan tiap bulannya dengan anggota 5 orang.  Meski bisa dikatakan sayang sebenarnya, karena dalam perjalanan justru tidak semua anggota KMB yang terdaftar cukup bisa menjaga konsistensi dan spirit.  Sehingga hanya separuh dari keseluruhan anggota yang masih bertahan.

Bisa dikatakan KMB adalah kelompok advance dari KMM.  Adanya mentor sebagai pembeda memberikan jarak yang jauh atas output yang nantinya dihasilkan.  KMB menjauhkan kata “orang buta dituntun oleh si buta” yang lazim terjadi di KMM.  KMB sendiri mempunyai konsep yang menarik karena mentor terbagi atas level kelas yang didasarkan atas omset yang dihasilkan.  Konsep ini secara tak langsung memberikan kriteria akan pengalaman dan lingkup permasalahan tiap size bisnis tiap mentor sehingga sinergi antara mentor dan anggotanya bisa optimal.  Lebih besar lagi konsep ini akan menciptakan bola salju yang positif akan pertumbuhan bisnis dan tercetaknya regenerasi mentor yang berkesinambungan.

Bila ditanya kesiapan TDA Jaksel dalam menggulirkan program ini saya katakan sangat siap.  Betapa tidak jauh hari sebelumnya TDA Jaksel sudah mempunyai kurikulum sederhana dan buku panduan ber KMB. Pun demikian dengan proses recrutment serta pembekalan kepada para mentor level 2  yang akan berkiprah dilapangan.  Semua tak ada kendala.  Namun bila akhirnya sejauh ini pilot project pertama ini menemui kendala dilapangan disana sini. Evaluasi mutlak dilakukan.  Dan satu pembelajaran bahwa improvement dan pengayaan ide harus segera dilakukan.

Saya mencontohkan KMB yang saya bina dengan anggota 5 orang.  Tak satupun anggota yang mempunyai bisnis yang sama dengan saya, bisnis photocopy.  Artinya proses mentoring tak mungkin berjalan.  Karena menilik konsepnya mentoring adalah membagikan pengalaman serupa kepada pihak yang belum berpengalaman.  Satu-satunya cara yang bisa dilakukan adalah pendekatan training.  Sayangnya keterbatasan waktu, perbedaan kebutuhan peserta juga kapabilitas mentor dalam memberikan semua aspek yang dibutuhkan dalam training mustahil bisa optimal diberikan.  Kembali batu masalah menjadi kendala.  Dan rupanya problem ini dialami oleh semua mentor yang terlibat. Beberapa mentor mencoba tetap pada metode training yang mereka kuasai dan selebihnya memberikan inspirasi dari pengalaman yang mereka punyai.

Satu  hal yang mencerahkan ketika saya mengikuti Coach Sertification dari IndoCoach yang merupakan sister company dari IndoNLP.  Saya seperti disadarkan dan ditarik kebelakang mengenai esensi dari pengembangan kapabilitas sumberdaya manusia ini yang sebenarnya mempunyai area, cara serta persyaratan tersendiri dalam mengoptimalkan.  Sederhananya bila kita bicara mengenai mentoring, training, consulting, konseling dan coaching kesemuanya mempunyai peran yang berbeda dalam pemberdayaan sumberdaya manusia.  Hingga bila hal ini ditarik untuk permasalahan KMB di TDA jaksel terlihat bahwa ada yang luput untuk dijadikan kejelasan dalam konsep KMB ini.  Selama ini tujuan KMB masih rancu apakah KMB akan diarahkan untuk menggurui usahawan pemula, memberikan pembekalan knowledge, menyadarkan akan pentingnya wirausaha, membereskan permasalahan mereka atau mem-booster bisnis  mereka.  Kesemuanya akan menjadi mudah bila ada satu tujuan yang kita canangkan dan bisa di tindaklanjuti dengan metode yang tepat.

Bila di cermati permasalahannya KMB yang mempunyai karakter akan heterogenitas usaha, adanya mentor yang tidak mempunyai usaha yang sama dengan anggota serta adanya target akan peningkatan usaha. Sudah pasti menilik kondisi ini, metode mentoring  yang selama ini dijalankan di TDA Jaksel harus di gantikan dengan adanya coaching.  Training bisa sesekali disisipkan sebagai pengkayaan ilmu. Coaching pada dasarnya merupakan upaya untuk bisa memberdayakan dan menggali potensi seseorang dengan dasar pertanyaan-pertanyaan.  Menariknya kita tak perlu tahu dan mengerti bisnis seseorang untuk bisa melakukan coaching.  Kuncinya kita bisa member arah hingga seseorang menemukan moment “AHA” nya dalam memecahkan suatu masalah.  Metode inilah yang di beberapa pertemuan terakhir mulai saya terapkan di KMB yang saya bina.  Bila ditanya hasilnya. Mungkin akan terlalu dini untuk di kabarkan. Namun efektifitas dalam penyampaian program jelas menunjukkan peningkatan dan perubahan. Disamping itu challenge yang dirasakan oleh anggota secara psikologis akan membuat mereka terpacu untuk mengikuti program ini hingga usai.  Karena tantangan diletakkan di tangan mereka.

Harapan besarnya metode ini tidak hanya membuat anggota KMB menemukan kegairahan dan dan cara yang tepat untuk mencapai goalnya.  Namun juga akan membangun satu pola pikir yang konstruktif dimana setiap anggota KMB akan mempunyai ketangguhan dalam menghadapi permasalahan bisnisnya sendiri dan bisa memecahkan masalahnya secara mandiri.  Karena itulah esensi dari output suatu Coaching yang sebenarnya.

Continue Reading